A contabilidade é um bicho de 7 cabeças para muitos empreendedores. Mas a verdade é que se não clarificarmos alguns aspetos, isso pode tornar-se em impostos ou coimas, pagos desnecessariamente.

Sendo empreendedores, onde na grande maioria dos casos os recursos são bastante limitados, muitas das respostas que aqui colocamos devem estar clarificadas antes de avançar com qualquer projeto.

Por vezes, coisas simples tiram a rentabilidade de um projeto ou colocam-no com prejuízo.

Aqui, procuramos simplificar e alertar para os principais aspetos a saber por qualquer empreendedor.

São aquelas perguntas que nos chegam todos os dias ou que muitas delas os empreendedores nem sequer sabiam que necessitavam daquelas respostas.

O objetivo não é tornar os empreendedores especialistas em contabilidade. Longe disso.

Mas há informações que são indispensáveis para o sucesso de qualquer empreendedor. E é a esse nível de consciência que queremos levar a todos aqueles que lerem este artigo.

1. Quais os prazos a cumprir?

Existem 3 vertentes que deves ter em atenção:

IVA: se não estás isento pelo artigo 53.º do CIVA ou pelo artigo 9.ºdo CIVA, tens que entregar a declaração de IVA a cada 3 meses. No fim de cada 3 meses tens mais 1 mês e 20 dias para entregar esta declaração e mais 5 dias para pagar o imposto.

Recapitulativa do IVA: se faturas a empresas registadas na União Europeia, no fim de cada trimestre tens que entregar esta declaração com o total faturado a cada empresa da UE.

Segurança Social: se não estiveres isento, tens até ao dia 20 de cada mês para entregar as contribuições do mês anterior. E no fim de cada trimestre, tens 1 mês para entregar a declaração trimestral onde vais indicar os totais de faturação desse trimestre. (Em abril de 2023 – previsão, deverá desaparecer a obrigação desta declaração trimestral)

IRS: no ano seguinte tens que entregar a declaração de rendimentos, onde genericamente os freelancers têm que preencher o anexo B e o anexo da Segurança Social.

2. Para quem vou vender? Vou vender para consumidor final ou empresas?

Esta questão é importante pois a forma como se emitem as faturas pode mudar em função do tipo de cliente. Quando é uma empresa, geralmente requerem a correta identificação com nome, NIF e morada, enquanto o consumidor final muitas vezes nem quer saber da fatura. Por outro lado, quando existe obrigatoriedade de retenção, esta nunca é feita a consumidores finais ou empresários em regime simplificado.

Por fim, quando as vendas são internacionais, as regras e taxas de IVA são bastante distintas em função do tipo de cliente (B2B ou B2C).

3. Vou vender produtos ou serviços?

Os produtos físicos têm sempre custos unitários para serem produzidos e permitem o controlo de stocks, assim como serem controlados nas alfândegas no comércio transfronteiriço.

Já os serviços, não são físicos e por não permitirem este controlo físico de transações, as regras fiscais são diferentes em muitas situações, na faturação de produtos ou de serviços.

3.1. E produtos digitais?

Os produtos digitais são, contabilisticamente, serviços, pois são produzidos uma vez e podem ser infinitamente vendidos, não existindo, por isso mesmo, um controlo físico.

4. Para onde vou vender?

Esta questão é muito importante pois as taxas de IVA e as eventuais retenções na fonte podem mudar em função do destino de cada venda. Geralmente temos 3 níveis distintos: vendas nacionais, vendas dentro da Europa e outros países.

5. Como abrir atividade?

Abrir atividade é relativamente simples mas as questões técnicas podem ser um entrave. Para abrir atividade basta entrar no portal das finanças e pesquisar por Entregar Declaração de Início de Atividade e preencher todos os passos.

Mas se não te sentires à vontade, o ideal é ires presencialmente a um serviço de finanças ou pedir ajuda a um profissional de contabilidade.

6. Devo ter Regime Simplificado ou Contabilidade Organizadas?

Na grande parte dos casos, compensa ter o regime simplificado em atividade individual e contabilidade organizada em empresas.

Isto porque na maioria dos casos é a melhor relação entre os custos necessários e os respetivos impostos. Ainda assim, é sempre aconselhável pedir junto de um contabilista uma análise de cenários, com 3 ou 4 hipóteses de faturação e de gastos, para podermos ter dados concretos para comparar e planear.

Por vezes há pequenos pormenores, como a acumulação de atividade independente com trabalho por conta de outrem para alterar todos os resultados das simulações, daí ser muito importante analisar cada caso em concreto.

7. Quando é o momento ideal para criar empresa?

Não existe uma resposta igual para todos os negócios e por vezes simples pormenores fazem toda a diferença. A regra essencial para abrir uma empresa é ter o negócio validado – garante que o teu projeto tem potencial e rentabilidade.

Muitas vezes quando é necessário um grande investimento inicial ou se avança para a
contratação de pessoas é o momento ideal para criar empresa. Outras vezes isto só não basta.

Nada como pedir junto de um contabilista uma análise de 3 ou 4 cenários de faturação e gastos para perceberes quando deves dar este passo.

8. Como funciona a isenção de IVA?

A isenção do IVA pode ser obtida de diversas formas.

A mais conhecida é a do artigo 53.º do CIVA, em que qualquer empresário em nome individual está isento de IVA nas suas vendas até atingir o valor de faturação de 12.500€/ano.

Quando este valor é ultrapassado, no ano seguinte, em fevereiro, terá que entregar uma declaração de alteração da atividade e começar a cobrar IVA.

Depois existe o artigo 9.º do CIVA, que tem isenções permanentes de IVA, para algumas atividades estratégicas, como a saúde ou a educação, sem qualquer limite de faturação.

Além disto, existem isenções que, obrigam na mesma à entrega da declaração Comummente, são justificadas pelo artigo 6.º do CIVA, quando estamos perante serviços, ou pelo artigo 14.º do RITI, quando são vendas de produtos físicos para países da União Europeia, que não Portugal.

9. Como funciona a isenção da Segurança Social?

A isenção dos trabalhadores independentes de contribuir para a Segurança Social pode ocorrer em 2 situações distintas:

A primeira é quando se abre atividade individual pela primeira vez, durante 12 meses. Mas esta condição só se aplica se, no momento da abertura da atividade, não estiver inscrito como trabalhador por conta de outrem noutra entidade.

Por outro lado, quando o trabalhador independente acumula funções como trabalhador por conta de outrem (apenas se o rendimento declarado for superior a 1 IAS – 443.20€ em 2022), está isento de contribuições relativas à atividade independente, desde que a média mensal de rendimento relevante, em cada trimestre, não ultrapasse 4 x IAS (1772.80€ em 2022).

10. Estou obrigado a fazer as comunicações Trimestrais á Segurança Social?

Se estiveres obrigado a contribuir para a Segurança Social pela atividade independente, deves entregar as comunicações trimestrais à Segurança Social.

11. Preciso de um sistema de Faturação?

Os trabalhadores independentes podem emitir faturas através do Portal das Finanças – os famosos recibos verdes.

Contudo, em negócios de comércio de produtos não deverá ser a alternativa mais económica, pois existem sistemas de faturação que poupam muito tempo e com um custo relativamente baixo, como o caso do Vendus ou do Moloni.

12. Preciso de guardar os Documentos?

Para poderes deduzir o IVA das compras, deves guardar as faturas durante 6 anos, já que as Finanças podem inspecionar até 5 anos que já estejam encerrados.

Para o ano estar encerrado, tem que ter terminado o prazo de entrega da respetiva declaração de IRS.

13. Conhece a APP ATGO?

Esta APP foi criada pela Autoridade Tributária e facilita bastante a consulta de totais de faturação e de gastos, a classificação de despesas do e-Fatura e a emissão ou consulta dos recibos verdes emitidos.

14. Que despesas são aceites?

Em regime simplificado, só tens que ver se as despesas são aceites para deduzir o IVA, ou, caso ultrapasses os 27.360€ de faturação anual em prestação de serviços.

Para deduzir IVA, não podes estar isento na tua faturação e tens que guardar as faturas, que têm que ter nome, NIF e morada completos (ou nome e NIF se for fatura simplificada).

Deves ter em conta que não é dedutível o IVA de refeições, estadias ou combustíveis (quando não existe nenhum carro afeto à atividade). Por outro lado, só podes deduzir IVA de despesas que consigas justificar que são necessárias à atividade profissional de desempenhas.

Já quando há prestação de serviços em valor anual superior a 27.360€, deves preocupar-te em classificar as despesas que forem da atividade profissional no portal e-Fatura (ou na APP), para não teres um agravamento no IRS.

15. Como Funciona quando Começar a cobrar IVA?

A partir do momento em que começas a cobrar IVA, tens que entregar trimestralmente a declaração de IVA, onde contém o valor do IVA a entregar e a correspondente faturação, assim como os valores de IVA que tenhas para deduzir.

Deves ter muita atenção aos prazos pois as coimas nos atrasos neste imposto são habitualmente elevadas.
Deves ainda perceber como funciona o Reverse Charge, para as compras fora de Portugal.

16. Como fazer a parte contabilística de compras no estrangeiro?

Quando estás no regime de isenção de IVA não deves indicar o teu NIF em compras no estrangeiro, para não gerar incoerências, que mais tarde terão que ser justificadas junto da AT.

A partir do momento em que tens atividade aberta com IVA, todas as compras da atividade no estrangeiro devem ser isentas de IVA. O teu fornecedor deve validar que estás inscrito no VIES, para poder vender nestas condições.

Mas atenção! Em todas estas compras tens que declarar na declaração de IVA, a entrega do respetivo IVA e, ao mesmo tempo, a dedução do mesmo valor. Este mecanismo é um pouco complexo – é o Reverse Charge – e se não te sentires à vontade deves procurar delegar a um contabilista estas declarações. Certamente não compensa o risco se fizeres asneira.

17. O que é o Reverse Charge?

O IVA é um imposto que deve ser entregue no país onde cada produto ou serviço é consumido. Como as empresas e quem tem atividade aberta têm obrigações de declarar rendimentos, cabe ao adquirente entregar o respetivo IVA no seu país, já que o fornecedor tem atividade registada fora de Portugal.

Daí que nos vendam sem IVA, porque cabe-nos a nós entregar cá, em Portugal, esse IVA. No entanto, ao mesmo tempo temos direito a deduzir esse IVA da compra, tal como se fosse em Portugal. E desta forma, o impacto é neutro.

Contudo, se na declaração do IVA não for a informação de que entregámos e deduzimos este IVA, vai gerar uma incoerência e mais tarde, a AT vai verificar que não declarámos o imposto total e estamos sujeitos a correções e coimas.

18. Devo utilizar Faturas ou Guias de transporte para enviar produtos?

Caso os documentos de transporte não estejam a ser comunicados à AT em tempo real, é necessário emitir 3 vias do documento que acompanha a mercadoria, quer se trate de uma fatura ou guia de transporte.

Qualquer um destes documentos pode ser utilizado para acompanhar a mercadoria expedida.

19. É verdade que no primeiro ano só pago IRS sobre 50% das minhas vendas?

Para que isto seja verdade, é preciso ter em atenção 2 coisas:

Primeiro, isto só se aplica a prestações de serviços e aqui não está incluída a restauração.

Segundo, não podem existir rendimentos de trabalho dependente nesse ano civil para que se tenha acesso a este benefício.

Por exemplo, uma pessoa que trabalhou por conta de outrem 1 ou 2 semanas no ano em que abriu atividade, já não tem direito a este benefício.

20. Quais os custos para abrir atividade?

Abrir atividade em nome individual não tem custos. Se fores capaz de entregar a declaração de início de atividade por tua conta ou junto do serviço de finanças, não terás qualquer custo inicial, exceto se abrires atividade com contabilidade organizada, onde já será necessário nomear um contabilista.

21. Quais os custos para abrir uma empresa?

O registo da empresa, tradicionalmente tem o custo de 360€ de registo e 75€ para fazer o pedido de nome, se não quiseres escolher um daqueles nomes da lista dos pré-aprovados.

Este procedimento é feito presencialmente numa conservatória de registo comercial.

Se tiveres a assinatura digital do cartão de cidadão a funcionar, podes fazer tudo isto online por 220€. Mas deves procurar aconselhamento junto de um profissional pois podem existir incoerências e estas retificações têm um custo adicional de 30€.

É claro que se não te quiseres chatear muito podes sempre contratar um advogado ou solicitador, que tratará do registo por ti, com o acréscimo do custo dos seus honorários.

22. Qual o tipo de empresa que devo escolher?

Para quem cria uma empresa por vantagens fiscais, não deverá estar em condições de constituir uma sociedade anónima. Resta-te assim a opção de criar uma sociedade por quotas.

Se fores o único sócio, será uma sociedade unipessoal por quotas. Mas além do nome, nada mais é diferente.

23. Faz sentido fazer um plano de Negócios?

É um excelente ponto de partida para preveres aquilo com que podes contar. Por vezes não é necessário ter um plano com a tradicional estrutura financeira.

Deves apenas identificar bem os teus custos, a faturação prevista, e quanto tempo demoras a receber, assim como os prazos de pagamento que tens dos teus gastos, para conseguires prever o dinheiro que terás que gerir a cada momento.

Conclusão

Como se pode perceber, existem muitas questões a responder antes de avançar com um negócio.

E não são necessariamente questões difíceis. O mais importante é perceber a lógica do funcionamento da contabilidade e dos impostos.

Mais importante que tudo, é compreender que é preferível aprender antes de agir, para saber de antemão com o que se pode contar, e evitar perdas excessivas em coimas e imprevistos.

Melhor informação gera melhores resultados. Deixar de avançar com aquilo em que acreditamos com medo de coimas e impostos é de longe a pior escolha.

Porque no final de contas, quem percebe a lógica dos negócios não hesita em avançar com os seus próprios projetos nem deixa de crescer por causa da contabilidade ou dos impostos.